Jakie programy mamy do wyboru jeśli chodzi o zarządzanie projektami? Zapytaliśmy o to dziewięć osób zajmujących się zawodowo zarządzaniem projektami w organizacjach pozarządowych. Poniżej przedstawiamy podsumowanie ich głosów na temat tego w jakich działaniach wykorzystują takie programy oraz które z dostępnych narzędzi są dla nich najbardziej pomocne.
Jaki projekt, taki program
Potrzebujesz programu, który pomoże ci w zarządzaniu projektem. Świetnie, tylko co masz na myśli mówiąc o zarządzaniu projektem? Chcesz szczegółowo rozpisać plan i harmonogram projektu? Pracować wspólnie nad dokumentami? Śledzić realizację zadań – opracowywania dokumentów, załatwiania spraw itd.?
Definicje „programu do zarządzania projektem” mogą być naprawdę różne. Twoje potrzeby będą zależały przede wszystkim od tego o jaki projekt chodzi, jaki masz zespół i w jaki sposób na ogół zarządzasz projektami.
Odpowiedzi zapytanych przez nas osób były niejednolite. Okazało się jednak, że programy służą im przede wszystkim do realizacji sześciu działań związanych z zarządzaniem. W tym artykule programy zostały omówione właśnie pod kątem specjalizacji w tych sześciu funkcjach. Pod koniec wspomnimy również o takich programach, które mogą być pomocne przy okazji wszystkich sześciu kwestii.
Planowanie projektu
Dla wielu osób profesjonalnie zajmujących się zarządzaniem projektami, narzędzie wspierające zarządzanie pomaga przede wszystkim w szczegółowym zaplanowaniu celów i zadań projektu oraz wizualnie przedstawia jak łączą się one ze sobą. Dzięki takiemu planowi projektu możemy dokładnie określić harmonogram realizacji, zrozumieć ścieżkę jego realizacji, czy przypisać poszczególnym osobom współpracującym konkretne zadania. Taki plan zazwyczaj składa się z:
· szczegółowego zestawienia zadań do wykonania,
· przypisania zadań, czyli określenia kto jest odpowiedzialny za które elementy projekt,
· oszacowania czasu koniecznego na realizację poszczególnych zadań,
· powiązań między zależnymi działaniami – na przykład w jaki sposób wykonanie danego działania wpływa na rozpoczęcie realizacji kolejneg.
Osoby, które lubią zarządzać projektami w taki właśnie sposób mają do wyboru wiele narzędzi. Microsoft Project jest dużym, szeroko stosowanym pakietem, który oferuje mnóstwo funkcji związanych z planowaniem. Niektóre osoby uważają jednak, że jest on zbyt skomplikowany. Nawet w najprostszej wersji, program ten będzie wymagał porządnego przyuczenia się do jego obsługi. Wiele osób chwali również program OmniPlan, aplikację podobną do Microsoft Project, choć nieco mniejszą i zaprojektowaną na potrzeby Macintosha. Warto zwrócić uwagę, że oba te programy są to aplikacje komputerowe, który zakładają że w projekcie jest osoba odpowiedzialna za zarządzanie, w tym za tworzenie i regularną aktualizację planu.
Jednak takie sformalizowane, szczegółowe planowanie projektów nie jest dobre dla wszystkich. Niektórzy uznają tworzenie takich planów za zbyt czasochłonne i nieelastyczne, programy wydają się im tak skomplikowane, że zniechęcają do regularnego wprowadzania aktualizacji. Osoby te zwracały również uwagę, że diagram Gantta, który zazwyczaj wykorzystują wspomniane aplikacje jest zbyt złożony, aby przedstawiać skonstruowane plany wszystkim osobom współpracującym w zespole, nie mówiąc nawet o szerszej publiczności.
Jeśli jest to również twoja opinia, możesz tworzyć mniej formalne harmonogramy realizacji projektu, wykorzystując np. arkusze Excela lub narzędzia do tworzenia wykresów, takie jak Microsoft Visio, czy OmniGraffle (dla Macintosha). Jeśli chodzi o korzystanie z Excela istnieje wiele dodatków służących do tworzenia na ich podstawie diagramów Gantta i innego typu wykresów.
Zarządzanie zadaniami
Pomoc w zarządzaniu zadaniami jest zazwyczaj najbardziej pożądaną i najczęściej występującą funkcją w programach służących do zarządzania projektami. Chodzi tu kolejno o: określenie zadań, przypisanie ich osobom, określenie terminu ich wykonania oraz sprawdzenie i potwierdzenie, że zadania zostały wykonane.
Microsoft Project proponuje rozbudowaną funkcję, która pozwala osobie zarządzającej projektem określanie i przypisywanie zadań, wyznaczanie deadline’ów, przewidywanie liczby godzin potrzebnych na wykonanie poszczególnych zadań. Równocześnie do tych działań, można obserwować jaki wpływ mają określone zadania i ich realizacja na całość harmonogramu projektu, jak również jakie jest obciążenie pracą poszczególnych osób w zespole. Ponadto, jeśli korzystamy z wersji programu działającej na poziomie serwera, każda osoba w zespole może mieć stały wgląd do swojej listy zadań, zaznaczać ile czasu poświęca na wykonanie danego zadania, jak również odznaczać zadania już wykonane.
Istnieje również cała grupa programów internetowych, które są wyspecjalizowane we wspieraniu procesu przypisywania i realizacji zadań. Najbardziej znanym narzędziem z tej kategorii jest Basecamp, który jest szczególnie pomocny przy tworzeniu i przydzielaniu zadań oraz określaniu terminów ich wykonania. Podobnie działa Central Desktop, ma jednak nieco bardziej zaawansowane i skomplikowane funkcje związane z zarządzaniem czasem i terminami. Inne dostępne programy tego typu to Zoho, czy DotProject.
Wybierając konkretny program pamiętaj, że im jest on prostszy w obsłudze, tym mniej rozwinięte funkcje będzie proponował. Z drugiej strony z obsługą prostego programu prawdopodobnie poradzą sobie nawet najmniej zaawansowane technicznie osoby w zespole. Zawsze warto się zastanowić, co jest w danej sytuacji ważniejsze.
Praca na wspólnych dokumentach
Praca w każdym projekcie opiera się w ogromnej mierze na różnego typu dokumentach. Zapewniając dostępne dla wszystkich osób miejsce gromadzenia i przechowywania elektronicznych wersji dokumentów związanych z projektem, można znaczenie ułatwić pracę i podnieść efektywność prowadzonych działań. Jest to szczególnie ważne, w sytuacji kiedy osoby pracujące w zespole projektowym mieszkają w różnych miejscach i nie mają okazji regularnie się spotykać. Dla takiego zespołu wysyłanie maili z modyfikowanymi ciągle załącznikami może szybko przemienić się w prawdziwy koszmar. (Uwaga – niektóre osoby mogą mieć problem z przestawieniem się na pracę na wspólnych dokumentach znajdujących się w sieci, warto więc wziąć również to pod uwagę i odpowiednio wcześnie porozmawiać na ten temat ze wszystkimi).
Funkcja współdzielenia dokumentów stanowi podstawę większości internetowych narzędzi związanych z zarządzaniem projektami. Basecamp i Central Desktop proponują łatwe w obsłudze funkcje służące do ładowania i przechowywania dokumentów, równoczesnej pracy na nich oraz tworzenia spisów zebranej dokumentacji. Warto również przyjrzeć się innym programom mającym rozbudowaną funkcję współdzielenia dokumentów, takim jak: DreamTeam, Central Desktop, DotProject, Microsoft SharePoint , czy Live Office.
Jest też sporo programów, które są wyspecjalizowane przede wszystkim we współdzieleniu dokumentów. Google Docs i Zoho Project oferują możliwość przechowywania oraz równoczesnej i asynchronicznej edycji dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Jeżeli potrzeby projektu nie są zbyt złożone, wystarczyć może nawet stworzenie zestawu dokumentów współdzielonych w GoogleDocs (specyfikacje projektu, listy zadań, arkusze kalkulacyjne). Jest to prosta metoda, która powinna być przyjazna dla wszystkich osób pracujących w projekcie.
Współdzielenie kalendarzy i list kontaktów
Na efektywność działań w projekcie wpływ mogą mieć również dobrze działający wspólny kalendarz oraz wspólne listy kontaktów. W momencie kiedy trzeba zorganizować spotkanie kilku osób z zespołu projektowego, dostęp do kalendarzy ich wszystkich bywa naprawdę pomocny i pomaga zaoszczędzić dużo czasu. Jeśli w zespole pracujecie z programem Microsoft Outlook lub Microsoft Exchange, prawdopodobnie korzystacie także ze wszystkich funkcji związanych ze wspólnym kalendarzem oraz listami kontaktów. Wymienione powyżej programy pozwalają również na stworzenie wspólnego kalendarza, jednak problem może stanowić przekonanie poszczególnych osób w zespole do jego regularnego uzupełniania. Aby temu zaradzić, niektóre programy proponują możliwość zintegrowania kalendarzy do jednego w ramach Google Calendar bądź w programie Outlook. To może zdecydowanie ułatwić sprawę.
Jeśli to właśnie kalendarz jest głównym narzędziem do wykorzystania w projekcie, można po prostu skorzystać z Google Calendar, który jest przyjazny w użyciu oraz pozwala na prowadzenie własnego kalendarza i równocześnie kalendarza projektu, udostępnianie go innym oraz wspólne ustalanie harmonogramu spotkań. W przypadku wielu projektów wystarczy tak naprawdę współdzielony arkusz kalkulacyjny zawierający wszystkie kontakty.
Dalsza część artykułu na stronie Kilka opinii o programach do zarządzania projektami | Fundacja TechSoup – Technologie.org.pl.
