Odpowiedzi na pytania w zapytaniu ofertowym nr 1/WMROT/25,
prowadzonym przez Warmińsko-Mazurską Regionalną Organizację Turystyczną w Olsztynie.
Szanowni Państwo, w związku z przygotowaniem oferty w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/WMROT/25, prosimy o udzielenie wyjaśnień dotyczących poniższych kwestii, które pozwolą nam podjąć decyzję o złożeniu oferty oraz lepiej dostosować strategię działań i precyzyjnie określić kluczowe wskaźniki sukcesu.
Zależy na poruszenie następujących kwestii:
1. PYTANIA ODNOŚNIE OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (Rozdz. III zapytania):
1.1. Zamawiający wskazał, iż:
„Przedmiotem zamówienia jest: Opracowanie i wdrożenie strategii zarządzania kanałami social media (Facebook, Instagram, Linkedin) dla serwisu: www. mazury.travel”
a) Jaki jest główny cel przygotowania określonych w zapytaniu koncepcji i późniejsza ich realizacja:
– wizerunkowy
– produktowy
– sprzedażowy
– wszystkie powyższe?
b) Jeśli TAK (ppkt a) – czy Zamawiający jest w stanie choćby procentowo określić, który cel jest dla Zamawiającego najważniejszy (np. wizerunkowo – 50%, produktowo – 20%, sprzedażowo – 30%) – co ostatecznie może mieć wpływ na ocenę (jak to określił Zamawiający) uznaniową.
c) Czy kampania ma promować:
– WMROT
– Turystykę i Produkty Turystyczne na Warmii i Mazurach (wszystkie, wybrane?)
– ogólnie Warmię i Mazury?
– inne Instytucje, czy osoby związane z turystyką w regionie?
– określone (które?) wydarzenia, inicjatywy, projekty, programy, szlaki?
– wszystkie powyższe?
d) Czy kampania ma jakieś wykluczające: miejsca, produkty, firmy, osoby, tematy – których promowanie byłoby nie wskazane, lub wręcz zabronione (np. jakieś przepisy, prawo – pomoc publiczna etc.)?
1.2. Zamawiający opisał, iż:
„Oferta powinna zawierać koncepcję strategii zarządzania kanałami social media (Facebook, Instagram, Linkedin) dla serwisu: www. mazury.travel, w tym:
1. Koncepcję przygotowania strategii komunikacji w kanałach Social Media (Facebook, Instagram, Linkedin);
2. Koncepcję sposobu prowadzenia kanałów Social Media;
3. Koncepcję (propozycje) sposobu tworzenia treści (postów) oraz grafik i materiałów wizualnych;
4. Propozycje realizacji działań mających na celu zwiększenie zasięgów i zaangażowania użytkowników Social Mediów;
5. Koncepcję sposobu raportowania wyników”.
a) Pytania ogólne – na ile Zamawiający zdaje sobie sprawę, że przygotowanie m.in 5 (!) koncepcji strategicznych w terminie 7 dni, w tym 5 dni roboczych jest czasem niewystarczającym na złożenie oferty przemyślanej, rzetelnej i profesjonalnej?
b) Zamawiający wskazał wśród kanałów społeczność LinkedIn:
– Czy Zamawiający posiada tam już swój profil/stronę? Nie znaleźliśmy takiego, jeśli jest prośba o wskazanie (link)? Jeśli nie ma, czy po stronie Wykonawcy będzie założenie (a) profilu, (b) strony na Linkedin?
– Czy Zamawiający ma świadomość charakteru i specyfiki tego kanału (społeczność dla profesjonalistów)? Wszystkie dobre praktyki wskazują na to, że najlepsze efekty i cele (marketingowe, wizerunkowe, sprzedażowe) odnoszą się do komunikacji jako profil (konkretna osoba), a nie marka, firma, urząd, czy instytucja? Warto też podkreślić, że koszty związane z potencjalną (choć niekonieczną) płatną reklamą w tym kanale są stosunkowo drogie w porównaniu do innych platform społecznościowych?
– Czy uznając powyższe fakty, Zamawiający potwierdza prowadzenie komunikacji w tym kanale, czy na tym etapie byłby skłonny do rekomendacji nieprowadzenia w tym medium działań (czas, środki, zaangażowanie, późniejsze efekty)?
c) Co konkretnie Zamawiający ma na myśli pisząc (przy wymienianiu koncepcji do przygotowania):
– „KONCEPCJA PRZYGOTOWANIA strategii przygotowania strategii komunikacji w kanałach Social Media (Facebook. Instagram, Linkedin);
– „Koncepcja SPOSOBU PROWADZENIA kanałów Social Media”?
– „Koncepcja (propozycje) SPOSOBU TWORZENIA TREŚCI (postów) oraz grafik i materiałów wizualnych”
Czy Zamawiającemu zależy więc w tych opracowaniach na:
– „nauce”/”szkoleniu” Zamawiającego z przygotowywania strategii, jej prowadzenia, a także tworzenia treści w social mediach,
– czy raczej o „pomysł” na promocję tego co uzna za cel kampanii w social media (zob. pyt. 1.1.a)
d) W informacjach szczegółowych, co powinna zawierać koncepcja strategii, Zamawiający oczekuje wskazania m.in:
– cele ilościowe (zasięgi, zaangażowanie) i estymacje zasięgów i zaangażowania
* w jaki sposób będą one oceniane, a później egzekwowane (oferenci mogą wskazywać nierealne wskaźniki, a ich porównywanie na etapie oceny oferty byłoby bezzasadne lub wręcz błędne, bez określonego miernika na starcie)?
* jeśli Zamawiającemu zależy na podaniu (i realizacji) celów ilościowych m.in dotyczących zasięgów i zaangażowania, to czy Zamawiający uznaje to za główny cel kampanii, czy inny?
– cele jakościowe (np. budowanie świadomości marki, wizerunku eksperta w branży) powraca pytanie o cel – celem działań ma być budowa marki WMROT, Produktów i Usług, Warmii i Mazur, czy inne? kogo Zamawiający ma na myśli pisząc o wizerunku: eksperta w branży”? WMROT, jakąś konkretna osobę?
e) Zamawiający wskazał, iż:
„Koncepcja powinna zawierać określenie wartości liczbowych i efektów w postaci następujących informacji:
– określenie ilości publikacji i ich typów np.: posty/relacje;
– określenie efektów które wygenerują zaplanowane działania;
– określenie średniego miesięcznego zasięgu dla wszystkich kanałów Social Media;
– określenie przykładowych typów postów”.
Czy w związku z tym, przy ocenie oferty Zamawiający będzie preferował:
– jak największą ilość publikacji w danym kanale (jeśli tak, to czy określa minimalną ilość tych publikacji)?
– różnorodność i typy tych publikacji (jeśli tak, to czy określa minimalną ilość rodzajów tych publikacji)?
> – określone efekty (ilość i różnorodność już wskazano wcześniej) – jeśli tak to jakie?
2. PYTANIA ODNOŚNIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU (Rozdz. III zapytania):
Zamawiający określił grupę Wykonawców, którzy mogą ubiegać się o zamówienie:
„2. posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia: w tym zakresie Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał z należytą starannością co najmniej 2 (dwie) usługi – każda usługa o wartości co najmniej 80.000,00 PLN brutto (osiemdziesiąt tysięcy złotych brutto), polegające na świadczeniu usług równoważnych z przedmiotem zamówienia).
a jednocześnie w Rozdziale XII, ust. 4 wskazał Sposób oceny oferty w zakresie kryterium „Doświadczenie w realizacji równoważnych usług internetowych”
„Ocena doświadczenia w realizacji reklamowych kampanii internetowych będzie przeprowadzona jak podano niżej:
Ilość wykonanych równoważnych usług internetowych: 2: WDUI = 0,00 pkt
Ilość wykonanych równoważnych usług internetowych: 3: WDUI = 5,00 pkt
Ilość wykonanych równoważnych usług internetowych: 4: WDUI = 10,00 pkt
Ilość wykonanych równoważnych usług internetowych: 5: WDUI = 15,00 pkt
Ilość wykonanych równoważnych usług internetowych: 6 i więcej: WDUAP = 20,00 pkt
W wyżej wymienionym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksymalnie 20 punktów”.
Pytanie: Czy przedstawiając przez przyszłego Wykonawcę potencjalnie maksymalną ilość usług (6):
– każda z nich powinna być o wartości co najmniej 80.000 zł brutto?
– czy tylko pierwsze dwie (jako wymóg obligatoryjny dla wszystkich ubiegających się), a reszta na dowolne kwoty?
ODPOWIEDZI ZAMAWIAJĄCEGO
Odpowiedź na pyt. nr 1.1a
Zamawiający administruje portalem www.mazury.travel na którym zamieszczane są materiały przede wszystkim wizerunkowo – produktowe.
Odpowiedź na pyt. nr 1.1b
Udział procentowy powinien zostać uwzględniony w strategii przygotowanej przez Oferenta – Wykonawcę.
Odpowiedź na pyt. nr 1.1c
W nawiązaniu odpowiedzi nr 1.1a, Zamawiającemu zależy przede wszystkim na skupieniu się na promowaniu artykułów zamieszczonych na portalu www.mazury.travel
Odpowiedź na pyt. nr 1.1d
Vide odpowiedź na pyt. nr 1.1c
Odpowiedź na pyt. nr 1.2a
Termin składania ofert w postępowaniu na usługi jest zgodny z ogólnie przyjętymi regułami postępowania zamawiających, w przypadku zamówień poniżej progu ustawowego dla zamówień publicznych (vide – art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych).
Odpowiedź na pyt. nr 1.2b
Zamawiający nie posiada profilu na kanale Linkedin; założenie profilu na tym kanale spoczywać będzie na Wykonawcy
Odpowiedź na pyt. nr 1.2c
Zamawiającemu zależy na przygotowaniu strategii i przedstawieniu pomysłu.
Odpowiedź na pyt. nr 1.2d
Zamawiający w niniejszym zapytaniu zakłada, że Wykonawca przygotuje i przedstawi w ofercie koncepcję raportowania, która powinna określać również sposób osiągnięcia celów ilościowych. Cele jakościowe powinny być zawarte w strategii przygotowanej przez Oferenta.
Odpowiedź na pyt. nr 1.2e
Zamawiający oczekuje takich informacji/pomysłów w przedstawianej strategii, wstępnie określonej w niniejszym zapytaniu ofertowym.
Odpowiedź na pyt. nr 2
Zamawiający wymaga, żeby wszystkie zrealizowane zamówienia w zakresie usług internetowych równoważnych z przedmiotem zamówienia, zarówno pierwsze dwa (2) wymagane do spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu, jak i inne – pozostałe zrealizowane zamówienia – oceniane w kryterium: „Doświadczenie w realizacji równoważnych usług internetowych” miały wartość umowną brutto co najmniej 80,000,00 PLN.
Odpowiedzi podane wyżej na pytania Wykonawców stanowią integralną część zapytania ofertowego nr 1/WMROT/25.
